E-Office là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp

Cập nhật ngày 09/08/2022 bởi mychi

Bài viết E-Office là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp thuộc chủ đề về Wiki How thời gian này đang được rất nhiều bạn quan tâm đúng không nào !! Hôm nay, Hãy cùng https://HuongLiYa.vn/ tìm hiểu E-Office là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp trong bài viết hôm nay nhé ! Các bạn đang xem bài : “E-Office là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp”

Văn phòng điện tử (hay còn gọi là E-Office) đang là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được rất nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt trong thời điểm các thành phố lớn có nguy cơ giãn cách xã hội do tình hình dịch Covid-19 tại Việt Nam diễn biến vô cùng phức tạp. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử đối với doanh nghiệp giai đoạn khó khăn này là gì?

Văn phòng điện tử (E-office) là gì?

Thuật ngữ E-office hay Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.

Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

Mọi Người Xem :   Bit Là Gì? Byte Là Gì? Phân Biệt Hai Khái Niệm Bit Và Byte
Văn phòng điện tử là xu hướng của các doanh nghiệp hiện nay
Văn phòng điện tử là xu hướng của các doanh nghiệp hiện nay

Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Trong trường hợp phải làm việc tại nhà để phòng dịch, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.

Sự khác biệt của văn phòng điện tử so với mô hình quản trị “giấy tờ” kiểu cũ 

Quản trị kiểu cũ

Văn phòng điện tử

Quy trình khởi tạo đơn từ, đề xuất – trình ký rườm rà, chậm trễ do quá nhiều cấp phê duyệt

Khởi tạo nhanh chóng với hơn 100 biểu mẫu E-Forms có sẵn, phân quyền và phê duyệt trực tiếp trên điện thoại

Thông tin nội bộ truyền tải lệch lạc, đối tượng tiếp nhận hiểu lầm ý lãnh đạo

Mọi thông báo đến tai người tiếp nhận đều chính xác 100% do nhà quản lý trực tiếp thiết lập

Dữ liệu bị phân tán do quản lý lẻ tẻ, khó khăn để tìm kiếm

Phân loại và lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến

Nhân viên phải xếp hàng chờ đợi, gây ùn tắc giờ cao điểm, mất mỹ quan văn phòng.

Chấm công thông qua nhận diện khuôn mặt FaceID có tính chất cá nhân hóa, người dùng chủ động check-in, check-out trên di động cá nhân tránh trường hợp chờ đợi.

Xuất công thủ công qua bảng Excel dễ sai sót, mất thời gian

Tự động tổng hợp không cần tính thủ công và dữ liệu cập nhật công khai trên phần mềm

Lợi ích của văn phòng điện tử E-Office trong điều hành và quản trị doanh nghiệp

Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng điện tử là E-office. Hiệu quả của văn phòng điện tử mang lại đã được nhiều doanh nghiệp SME xác nhận. Cụ thể như sau:

Cắt giảm tối đa chi phí ẩn trong doanh nghiệp

Đại dịch Covid-19 diễn ra tại Việt Nam ảnh hưởng không nhỏ tới lợi nhuận của các doanh nghiệp. Chưa hết, hậu Covid -19, nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay trong bài toán doanh thu. Việc cắt giảm tối đa chi phí không cần thiết là điều cần làm.

Mọi Người Xem :   Đồng phân của C4H8 và gọi tên

Tuy nhiên, cách thức quản trị kiểu cũ tiêu tốn khá nhiều chi phí cho việc mua giấy tờ, mực in, đầu tư trang thiết bị lưu trữ. Chưa kể đến là chi phí sửa chữa, bảo trì định kỳ máy chấm công vân tay, thời gian lãng phí hay chi phí làm thêm giờ do công việc chậm tiến độ. 

Những lợi ích mà văn phòng điện tử mang lại
Những lợi ích mà văn phòng điện tử mang lại

Với bộ công cụ văn phòng điện tử E-Office, doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ một khoản chi phí “thừa nào”, hơn hết số tiền bỏ ra cho 1 năm sử dụng chưa bằng 1 lần đầu tư máy chấm công vân tay.

Văn phòng điện tử tối ưu thời gian xử lý công việc cho nhân viên

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hình thức chấm công vân tay, xuất dữ liệu qua bảng Excel sau đó tính lương thủ công gặp phải tình trạng:

  • Quá trình tổng hợp thông tin đi muộn, về sớm, tăng ca, nghỉ phép để hoàn thiện bảng chấm công chi tiết cho nhân sự mất quá nhiều thời gian
  • Mỗi vị trí áp dụng một chế độ lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng khiến bộ phận kế toán vô cùng vất vả và áp lực.
  • Trước khi gửi sếp duyệt còn phải chuyển qua nhân sự rà soát, xử lý thắc mắc, khiếu nại. Quy trình rườm rà đó cần sự cộng tác làm việc của nhiều cá nhân, phòng ban, không chỉ tốn kém nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ, hiệu suất làm việc của bộ phận chuyên trách.

Trong khi phần mềm E-Office lại có thể giải quyết hoàn hảo bài toán đó bằng cơ chế tính lương tự động từ dữ liệu công được cập nhật công khai trên phần mềm, giúp giảm thiểu sai sót, rủi ro, tiết kiệm thời gian, công sức cho bộ phận C&B, Admin, Kế toán.

Văn phòng điện tử E-office: Khắc phục những bất cập khi trao đổi công việc qua Email, Zalo

Với phần mềm văn phòng điện tử E-Office, nhà lãnh đạo dễ dàng quản lý thời gian làm việc của nhân viên ngay trên di động, nhìn thấy bức tranh tổng thể và chi tiết ai đi làm, ai vắng mặt, nhân sự nào đi muộn và đi muộn bao nhiêu phút. Tất cả đơn xin nghỉ phép, giải trình chấm công cũng được thực hiện trên phần mềm thay vì gửi Email như trước.

Mọi Người Xem :   50 từ vựng các loại thịt cơ bản | Tiếng Anh Nghe Nói

Phần mềm E-Office cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi báo cáo, tránh tình trạng thảo luận qua Zalo, Skype dễ bỏ lỡ thông tin hoặc bị xao nhãng bởi những đoạn hội thoại không liên quan đến công việc.

Ngoài ra, lợi ích của văn phòng điện tử còn nằm ở khả năng phân loại chi tiết và lưu trữ tài liệu vô thời hạn giúp tìm kiếm nhanh chóng bất kỳ khi nào cần, tiện lợi hơn hẳn cách thức lưu trữ thủ công dễ thất thoát, tốn kém trang thiết bị vật tư. 

Nguồn: Internet



Các câu hỏi về e-office là gì


Nếu có bắt kỳ câu hỏi thắc mắt nào vê e-office là gì hãy cho chúng mình biết nhé, mõi thắt mắt hay góp ý của các bạn sẽ giúp mình cải thiện hơn trong các bài sau nhé <3 Bài viết e-office là gì ! được mình và team xem xét cũng như tổng hợp từ nhiều nguồn. Nếu thấy bài viết e-office là gì Cực hay ! Hay thì hãy ủng hộ team Like hoặc share. Nếu thấy bài viết e-office là gì rât hay ! chưa hay, hoặc cần bổ sung. Bạn góp ý giúp mình nhé!!

Các Hình Ảnh Về e-office là gì


Các hình ảnh về e-office là gì đang được chúng mình Cập nhập. Nếu các bạn mong muốn đóng góp, Hãy gửi mail về hộp thư [email protected] Nếu có bất kỳ đóng góp hay liên hệ. Hãy Mail ngay cho tụi mình nhé

Tham khảo dữ liệu, về e-office là gì tại WikiPedia

Bạn có thể tìm thêm thông tin chi tiết về e-office là gì từ web Wikipedia tiếng Việt.◄ Tham Gia Cộng Đồng Tại

💝 Nguồn Tin tại: https://huongliya.vn/

💝 Xem Thêm Chủ Đề Liên Quan tại : https://huongliya.vn/hoi-dap/

Related Posts

About The Author

Add Comment